Wie erspare ich mir die Eingabe häufig genutzter Formulierungen?
Wer viel in schriftlicher Kommunikation mit anderen steht, verwendet sowohl privat als auch im Geschäftsalltag viele Phrasen mehrfach am Tag. Dazu gehören: Anreden, Signaturen, Textbausteine oder Angaben für Formularfelder. Am Computer können Sie sich die doppelte Eingabe solcher Textstücke ersparen. Das Tool PhraseExpress nimmt Ihnen Tipparbeit ab, indem es häufig verwendete Sätze speichert. Diese können Sie dann über eine einfache Tastenkombination abrufen. PhraseExpress fügt die benötigten Textstücke für Sie in eine beliebige Windows-Anwendung ein und erspart Ihnen dadurch viel Zeit.
Um mit PhraseExpress arbeiten zu können, müssen Sie sich das Tool auf der Internetseite des Herstellers herunterladen.
Nach dem Download öffnet sich ein Installationsfenster. Folgen Sie dort einfach den Hinweisen, um PhraseExpress zu installieren. Nach dem Installationsprozess erscheint das Icon des Tools in Form einer Sprechblase im rechten, unteren Bereich Ihrer Windows Taskleiste.
Mit der Verknüpfung von PhraseExpress in Ihrer Taskleiste haben Sie jederzeit einen schnellen Zugriff auf das Programm.
Nach der Installation können Sie die Autotext-Funktionen des Tools nutzen. Sie haben die Möglichkeit, Abkürzungen automatisch zu erweitern und Tippfehler während der Eingabe korrigieren zu lassen. Seit der aktuellen Version 8.0 lernt die Rechtschreibkorrektur aus den Tippfehlern des Anwenders. D.h., sobald man einen gemachten Fehler im Anwendungsprogramm einmal selber verbessert hat, merkt PhraseExpress sich diese Korrektur und übernimmt sie beim nächsten mal automatisch. Außerdem bietet das Programm eine automatische Vervollständigung von Daten und Ortsnamen sowie eine Übersetzungshilfe und weitere Funktionen, die Ihnen das Tippen erleichtern.
Aus dem einfach gehaltenen Pulldown-Menü von PhraseExpress können Sie die für Sie relevante Option auswählen und beispielsweise einen Textbaustein anlegen. Textbausteine müssen von Ihnen selbst angelegt werden, es werden keine Vorlagen mitgeliefert.
Wenn Sie einen Textbaustein anlegen möchten, haben Sie entweder die Möglichkeit, im Menü Neue Phrase zu wählen oder Sie gehen über den Schnellzugriff in Ihrer Taskleiste und wählen Neue Textbausteine erstellen.
Im Menü können Sie die jeweiligen Textstücke einfügen oder dem Tool auch Korrekturhilfen beibringen.
Geben Sie nun in dem geöffneten Fenster eine Beschreibung an, die fortan als Alias-Name für Ihr Textstück fungiert. Die von Ihnen festgelegten Kürzel können Sie über das Menü einsehen und finden sich durch die thematische Benennung immer wieder zurecht.
Dank der thematische Benennung eines Textbausteins, finden Sie diesen später leichter im Menü wieder.
Im nächsten Schritt können Sie eine Tastenkombination festlegen, mit der Sie Ihren Textbaustein schnell abrufen können. Unter Autotext geben Sie dann den gewünschten Text ein. Bestätigen Sie mit OK. Jetzt können Sie den eingegebenen Text immer über den festgelegten Tastenbefehl abrufen und erleichtern sich Tipparbeit.
Mit einer einfachen Tastenkombination können Sie von nun an gespeichert Textpassagen einfügen.
Hinweis: Sie können das Tool PhraseExpress nur mit einem Windows-Betriebssystem verwenden. Für den Privatgebrauch ist das Tool kostenlos, für eine kommerzielle Nutzung, können Sie die kostenpflichtige Pro-Version von PhraseExpress erwerben.
Fazit: Mit PhraseExpress können Sie sich lästige Tipparbeit abnehmen lassen und viel Zeit sparen. Außerdem erkennt das Programm noch während des Tippens Ihre Fehler und korrigiert diese, sodass Ihnen auch hier Zeit und Aufwand für eine Korrektur erspart bleiben. Die Handhabung des Tools ist einfach und übersichtlich.
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