Was es bei einer ERP-Software aus der Cloud zu beachten gilt
Viele Unternehmen zieht es derzeit mit Ihren ERP-Software-Lösungen in die Cloud. Doch warum eigentlich? Wir zeigen Ihnen die Mehrwerte die sich daraus ergeben können.
Der Einsatz einer ERP-Software bringt unzählige Vorteile mit sich. Nun steht für viele Unternehmen der nächste Schritt an – der gang in die Cloud. Doch welche Mehrwerte lassen sich hier erzielen? Dieser Frage wollen wir im Folgenden einmal etwas genauer nachgehen und klären, was dran ist am Cloud-Hype.
Zuvor jedoch wollen wir einen kurzen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software werfen, um besser verstehen zu können, warum es durchaus zu Unterschieden zwischen cloudbasierten und lokalen Anwendungen kommen kann.
Symbolbild Was es bei einer ERP-Software aus der Cloud zu beachten gilt © PantherMedia olechowski
Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition
ERP steht für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Im Kern geht es dabei um die unternehmerische Aufgabe alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so optimal wie nur eben möglich zu verwenden. Dazu bedarf es effizienter Prozesse und einer zentralen Verwaltung all dieser Prozesse.
Es muss sichergestellt werden, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Verschwendungen oder aber zu Engpässen im Produktionsablauf kommt. Zu diesem Zweck werden ERP-Systeme eingesetzt. Diese bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen.
So lassen sich alle Prozesse von einer Stelle aus verwalten, planen und überwachen. Zudem lassen sich so viele Prozesse deutlich verkürzen, zusammenführen oder gar automatisieren. Jedem Prozess kann die richtige Menge an Ressourcen zugeordnet werden und es wird ersichtlich, welche Kapazitäten frei sind oder zu überlasten drohen. Dann kann proaktiv gehandelt werden.
Modularer Aufbau einer ERP-Software
Dazu ist eine ERP-Software aus unterschiedlichen Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über spezielle Funktionen zur Bewältigung dieser Aufgaben. So finden sich beispielweise Module zum Personalmanagement, zur Kundenverwaltung, zum Ware-House-Management oder auch für die Logistik und die Produktion an.
Nicht jedes Unternehmen benötigt dabei alle Module und Funktionen. Andere Unternehmen hingegen benötigen noch viele weitere individuell aufgesetzte Funktionen. Das macht den ERP-Markt letztlich aus so divers. Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden sich die Lösungen voneinander. Auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell ergeben sich Unterschiede.
Klassischerweise wurde eine ERP-Software vom Anbieter erworben und auf den hauseigenen Servern implementiert. In den letzten Jahren hat sich jedoch ein weiteres Modell am markt etabliert; die Cloud. Hier wird die ERP-Software auf Servern des Cloud-Anbieters betrieben und dem Anwender über das Internet zugänglich gemacht.
Vorteile einer Cloud-ERP-Software
Dieses Modell birgt mehrere Vorteile, aber auch Nachteile gegenüber der klassischen Variante in sich. Beginnen wir mit den Vorteilen einer Cloud-ERP-Variante und stellen dabei deren konkreten Nutzen für den Anwender heraus.
Ein entscheidender Vorteil der Cloud ist sicherlich in deren Einfachheit zu suchen. Anwender entscheiden sich für ein System und buchen Lizenzen entsprechend Ihres Bedarfs. Nach einigen kleineren Anpassungen kann das System dann direkt genutzt werden. Anders bei einer lokalen ERP-Variante. Hier werden eigene Serverkapazitäten von Nöten. Zudem müssen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten aufgesetzt werden. Auch die Wartung in Instandhaltung der Lösung entfällt auf den Anwender.
All diese Aufgaben werden vom Cloud-Betreiber übernommen. Dafür fällt eine monatliche Lizenzgebühr pro Nutzer an, die all diese Faktoren abdeckt. So entfallen auch die teilweise hohen Anfangsinvestitionen, die bei einer lokalen Implementierung anfallen.
Nur zahlen was auch benötigt wird
Auch im Hinblick auf den Funktionsumfang ist man in der Cloud meist flexibler. Man bucht nur all jene Funktionen, die auch wirklich benötigt werden. Überflüssige Funktionen werden ausgeklammert. Erwirbt man eine ERP-Software https://www.erp.de/erp-software beim Anbieter kauft man diese ganz. Man hat dann zwar alle Möglichkeiten diese nach eigenem Belieben anzupassen, erwirbt jedoch auch oftmals überflüssige Funktionen.
Sollte man schnell wachsen oder verändert sich das Geschäftsfeld eines Unternehmens, kann man einfach entsprechende Lizenzen oder auch Funktionen hinzubuchen. Das macht eine ERP-Software aus der Cloud letztlich auch so flexible.
Nachteile einer Cloud-ERP-Software
Wir wollen jedoch auch die Nachteile einer ERP-Software aus der Cloud nicht ganz außer Acht lassen. Viele Unternehmen haben Bedenken dabei die eigenen Daten auf Servern des Cloud-Betreibers zu speichern. Schließlich stehen diese oftmals im europäischen Ausland und unterliegen anderen Gesetzen. Hier müssen Rahmenvereinbarungen mit dem Betreiber geschlossen werden. Denn der Schutz der Daten obliegt nach europäischem Recht immer dem Unternehmen.
Ebenso besteht eine gewisse Abhängigkeit vom Cloudbetreiber. Hat dieser Ausfälle, haben auch die Nutzer diese. Ausfallzeiten sind leider nie ganz zu vermeiden. Daher gilt es abzuwägen, in welchem Rahmen diese toleriert werden können. Ebenso abhängig ist man vom Internet-Provider. Ohne Internetverbindung kein Zugriff auf die Cloud.
Alternative zur klassischen variante
Ob eine ERP-Software aus der Cloud für ein Unternehmen in Frage kommt, oder man doch lieber auf eine lokale ERP-Software setzt ist abhängig vom jeweiligen Unternehmen selbst. Die Cloud stellt jedoch eine gute Alternative für all jene Unternehmen dar, die keine eigene breite IT-Infrastruktur aufweisen können und nicht über die Expertise verfügen eine ERP-Software langfristig warten zu können.
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