Software für Verfahrensdokumentation

Ein Verfahrensdokument beschreibt die Schritte, die erforderlich sind, um eine Aufgabe oder einen Prozess abzuschließen. Es handelt sich um eine interne, fortlaufende Dokumentation des Prozesses während er stattfindet – die Dokumentation kümmert sich mehr um das “Wie” der Umsetzung als um das “Was” der Prozesswirkung. Ein Unternehmen hat im Wesentlichen eine Gruppe von zusammenhängenden Prozessen, und wenn diese Prozesse nicht schriftlich sind, können Ausfälle auftreten. Deshalb ist Software für Verfahrensdokumentation wichtig für jedes Unternehmen. Unternehmen haben wiederholbare Prozesse, die für ihren erfolgreichen Betrieb von grundlegender Bedeutung sind, so dass die Prozessdokumentation als wichtige Orientierungshilfe für Mitarbeiter und Führungskräfte dient.

Symbolbild Verfahrensdokumentation © Bildagentur PantherMedia kentoh

Warum Sie Verfahrensdokumentation benötigen

Die Software für Verfahrensdokumentation hilft eine Roadmap für Ihr Unternehmen zu erstellen – sie hilft Ihnen, den aktuellen Stand eines Prozesses zu ermitteln und zu wissen, wie Sie ihn verbessern können. Jede Aufgabe, die mehr als einmal ausgeführt oder von mehreren Personen erledigt wird, muss dokumentiert werden. Auf diese Weise wird die Konsistenz Ihres Unternehmens gewährleistet und Sie können Prozesse im Laufe der Zeit überwachen und überarbeiten.

Denken Sie so – auch hochqualifizierte Piloten, die Tausende von Stunden mit Training und Fliegen verbringen, verlassen sich auf Checklisten. Sie verlassen sich nicht nur auf das Gedächtnis, und kein Schritt wird als zu klein angesehen.

Die Prozessdokumentation ermöglicht es Ihnen auch, zu wissen, was die Mitarbeiter tun und Einblicke in das Innenleben des Unternehmens zu gewinnen. Wenn Sie einen Prozess nicht dokumentieren, wird er im Wesentlichen von jemandem immer wieder neu bearbeitet und zwar dann, wenn er wiederholt wird. Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, bleibt ihm jegliches Prozesswissen erhalten, es sei denn, es wurde ordnungsgemäß erfasst. Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, sollten Sie den kompletten Prozess dazu dokumentieren, da der ihnen hilft, ihre Rolle zu verstehen und zu verstehen, wie sie in das Gesamtunternehmen passt. Dokumentierte Prozesse erleichtern die formale Schulung, die ein reibungsloses Onboarding ermöglicht. Die Prozessdokumentation wird besonders bei Projekten, die auf den sozialen Wandel abzielen, wichtig, da sie sich darauf konzentriert, die Wahrnehmungen und Wahrnehmungsänderungen der beteiligten Akteure zu erfassen. Die heutige Welt besteht aus Benutzern, die nur Dinge erledigen wollen. Sie haben so viele Dinge, die um ihre Aufmerksamkeit konkurrieren – sie erfordern intuitive und aufgabenbezogene Informationen, bei denen die Prozessdokumentation zum Schlüssel wird.

Werkzeuge zur Verfahrensdokumentation

Cloud-basierte Software für Verfahrensdokumentation wird immer beliebter, da sie Daten für mehrere Personen leicht zugänglich macht. Es speichert auch die Daten und sorgt für deren Sicherheit. Tools, mit denen man den Prozess erfassen kann, z.B. die Möglichkeit der Prozessidentifikation sowie der Prozessverbesserung, Interviews, Gruppendiskussionen, Videos, Fotos, Benutzerbeobachtungen, Feldtagebücher usw. können sehr hilfreich sein, um diejenigen zu befragen, die Experten für den Prozess sind, um sicherzustellen, dass Sie alle Informationen erfassen. Außerdem gibt es Tools zum Organisieren von Informationen. Sie können das Wissen in Artikeln, Fallstudien, Videobissen, etc. zusammenfassen. Tools zur Prozessvisualisierung, wie die Prozessdokumentationssoftware von Lucidchart, sind sehr nützlich für die Prozessdokumentation sowie Tools zur Verteilung von Informationen, wie E-Mail, Zeitungen, Internet usw.Wenn Sie Prozesse überwachen, suchen Sie nach bestimmten Bereichen, die zur Effizienzsteigerung einen Qualitätsüberblick benötigen, z. B. wenn ein Prozess von einer Person oder einem Team zur anderen wechselt. Versuchen Sie, unnötige Bewegungen zwischen den Abteilungen während eines Prozesses zu minimieren. Seien Sie auf der Hut vor doppelten Aufgaben und entscheiden Sie, ob beides nützlich oder ineffizient ist. Unternehmer müssen vermeiden, dass die Kurzsichtigkeit des Unternehmens – zu nah an Ihren Prozessen zu sein, kann Sie davon abhalten, auf dem Weg der Geschäftsprozessabläufe voranzukommen. Sie müssen eher an Ihrem Unternehmen als an ihm arbeiten, um Schlüsselprozesse identifizieren und verbessern zu können.

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