Urlaubsanträge einfach verwalten – timetape.de

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Gerade in großen Unternehmen ist die Verwaltung von Urlaubsanträgen mit viel organisatorischem Aufwand verbunden: Neben der Bewilligung und Ablehnung müssen der jeweilige Resturlaub aktualisiert und gegebenenfalls Vertretungen organisiert werden. Ohne ein zuverlässiges System sind hier Fehler und Probleme vorprogrammiert. Eine interessante Lösung bietet timetape.de – Mitarbeiter können online ihr eigenes Benutzerkonto abrufen und zu jeder Zeit Urlaub beantragen. Administratoren behalten stets die Übersicht über die Urlaubstage und die gestellten Anträge ihrer Mitarbeiter. Ob die webbasierte Lösung hält, was Sie verspricht, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Kostenlos testen

Interessierten Nutzern bietet timetape die Möglichkeit, die Anwendung mit allen Funktionen kostenlos zu testen: Der Urlaub von bis zu drei Mitarbeitern kann sogar dauerhaft kostenlos verwaltet werden. Jeder weitere Mitarbeiter kostet, Unternehmen mit vielen Mitarbeitern erhalten jedoch Rabatt – der Rechner am unteren Seitenrand bietet Interessierten hierzu nähere Informationen. Über die entsprechenden Links auf der Website besteht zudem die Möglichkeit, über Demo-Versionen Einblicke in die unterschiedlichen Konto-Varianten zu erhalten.

Der Aufbau der Anwendung

Die individuellen Mitarbeiter-Konten werden mit einem oder mehreren Administrator-Konten verknüpft. Sämtliche Konten werden miteinander synchronisiert, sodass wichtige Änderungen auf allen Benutzeroberflächenangezeigt werden. Alle acht Stunden werden die aktualisierten Daten als Backup auf dem Server des Betreibers gesichert.

Administrator-Konto: Das Administrator-Konto besitzt neben sämtlichen Funktionen des Mitarbeiter-Kontos weitere Einstellungsmöglichkeiten. Unternehmensstandorte und Abteilungen können angelegt und die einzelnen Mitarbeiter diesen entsprechend zugewiesen werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, persönliche Daten von Angestellten und offene Anträge zu bearbeiten. Praktisch ist außerdem die Funktion, den Mitarbeitern unterschiedliche Zugriffs- und Schreibrechte für die Anwendung einzurichten.

Timetape bietet Administratoren großen Einstellungs-Spielraum. So können sie betriebseigene Arbeitszeitmodelle sowie Pausenzeiten und Betriebsferien festlegen. Sollten Urlaubsanträge von Mitarbeiten mit den Terminen der gewählten Personen „kollidieren“, die als Vertretung ausgewählt wurden, so werden die Administratoren benachrichtigt. Das Administrator-Konto eignet sich sehr gut für Abteilungsleiter, die jederzeit auf eine übersichtliche Darstellung der Urlaubstage ihrer Mitarbeiter angewiesen sind.

Mitarbeiter-Konto: Im Mitarbeiter-Konto ist neben allgemeinen Profildaten (Name, Abteilung und Standort) der bereits genommene Urlaub einsehbar sowie die noch verbleibenden Urlaubstage. In der zentralen Kalenderansicht werden die einzelnen Wochen angezeigt, wobei bestimmte Daten (beispielsweise Feiertage und Urlaub) farbig markiert dargestellt werden. Mit einem Klick kann zudem der Abteilungskalender eingeblendet werden, der den Urlaub aller Mitarbeiter derselben Abteilung übersichtlich anzeigt. Urlaubsanträge können eingereicht und mit einer persönlichen Nachricht ergänzt werden.

Auch wenn timetape als browserbasierte Anwendung konzipiert wurde, bietet der Betreiber Unternehmen mit mindestens 200 Mitarbeitern die Möglichkeit, die Anwendung im betriebseigenen Intranet zu installieren. Am komfortablen Zugriff auf die Anwendung über mobile Endgeräte wird derzeit noch gearbeitet.

Benutzerfreundliche Übersichtlichkeit

Die Darstellung der einzelnen Oberflächen ist intuitiv und selbsterklärend. Auch Menschen mit wenig Erfahrung im Umgang mit dem Computer wird die Bedienung der Anwendung sehr leicht gemacht. Der Funktionsumfang beschränkt sich auf das Wesentliche, was der Übersichtlichkeit der Anwendung zu Gute kommt: Nahezu alle Funktionen sind mit einem Klick abrufbar.

Fazit

Timetape ist eine interessante Lösung für die Unternehmenslogistik. Übersichtlichkeit und Einfachheit stehen bei der Anwendung an erster Stelle. Darüber hinaus sind im Leistungsumfang des Online-Dienstes alle wesentlichen Funktionen vorhanden, was Unternehmen das Organisieren von Urlaubsanträgen erheblich erleichtert.

Henk Syring

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