Office Software in der Cloud

(Quelle: fotolia)

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Im letzten Teil unserer Artikelreihe Software in der Cloud dreht sich alles um Produktivität am Rechner, genauer: um Office-Anwendungen. Der Hauptvorteil, dabei auf einen Web-Dienst zurückzugreifen, liegt auf der Hand: Sie sind für Büroarbeiten nicht mehr an Ihren Computer daheim gebunden, sondern können praktisch von jedem Rechner mit Internetzugang auf Ihre Dokumente zugreifen und sie bearbeiten. Wem selbst das noch zu eingeschränkt ist, dem stehen korrespondierende Apps für Smartphones und Tablets zur Verfügung. Durch die Verbindung zum World-Wide-Web werden Ihre Änderungen kontinuierlich synchronisiert, sodass Sie stets an der Stelle fortfahren können, an der Sie aufgehört haben. Davon abgesehen lassen sich viele weitere Prozesse vereinfachen, die mit Desktop-Software mitunter nur umständlich zu bewerkstelligen sind: So können Sie etwa einzelne Dateien online für andere Nutzer freigeben und gemeinsam daran arbeiten – weder müssen Sie hierfür USB-Sticks austauschen, noch E-Mails mit Anhängen verschicken.

Tipp: Falls Sie doch einmal mit unpassenden Datei-Formaten zu kämpfen haben, empfehlen wir Ihnen den kostenlosen Online-Converter Zamzar.

In den folgenden Zeilen stellen wir Ihnen drei der besten kostenlosen Office-Lösungen in der Cloud vor, die Sie auf jeden Fall kennen sollten. Denn: Selbst wenn Sie bereits einen anderen Service nutzen, entdecken Sie vielleicht bei einem anderen Anbieter gerade die Features, die Sie bisher schmerzlich vermisst haben.

1. Zoho Office Suite

(c) www.zoho.com

(c) www.zoho.com

Den Anfang macht der – zumindest im Verhältnis zu den hier genannten Mitstreitern – noch recht kleine Anbieter Zoho aus Indien. In Sachen Angebot gibt man sich allerdings keine Blöße: Die hauseigene Office Suite beinhaltet mehr als 20 verschiedene Apps, die den Nutzern zahlreiche Bereiche des digitalen Arbeitslebens erleichtern sollen – vom Projektmanagement, über Online-Meetings bis hin zu virtuellen Arbeitsplätzen, die von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden können. Den für uns entscheidenden Part, nämlich Zoho Docs, können Sie nach einmaliger Registrierung vollkommen kostenlos nutzen. Sie erhalten damit nicht nur Zugriff auf die Werkzeuge zur Text-, Tabellen- und Präsentationserstellung, sondern zusätzlich fünf Gigabyte frei verwendbaren Cloud-Speicher und die Möglichkeit, Dateien und Ordner mit anderen Nutzern zu teilen. Und damit Sie selbst dann noch produktiv sein können, wenn Sie einmal offline sind, stellt Zoho die Docs-Software obendrein als Download-Version zur Verfügung, die Sie ganz normal auf Ihrem PC installieren können.

Tolle Funktionsvielfalt

Die einzelnen Apps mit den im ersten Moment unscheinbar klingenden Namen Writer (Textverarbeitung), Sheet (Tabellentool) und Show (Präsentationswerkzeug) offenbaren einen Funktionsumfang, der dem von (kommerziellen) Desktop-Varianten in nahezu nichts nachsteht.

(c) www.zoho.com

(c) www.zoho.com

In der Tat ist die Benutzeroberfläche zuweilen so detailliert, dass Neulinge anfangs etwas überfordert sein können. Dafür entschädigen tolle Features, wie etwa die umfassenden Möglichkeiten zur Korrektur in Writer: Sie können nicht nur Kommentare und Anmerkungen einfügen, sondern auch sämtliche Änderungen nachvollziehbar halten können, indem abgewandelte Passagen farblich markiert werden. Ein weiteres Highlight sind die zahlreichen und optisch höchst professionellen Vorlagen der Show-Anwendung, die es Ihnen leicht machen, beeindruckende Präsentationen in kurzer Zeit auf den Bildschirm zu zaubern. Praktisch: Sie können alle Dokumente auch als Microsoft- und Open-Office-Dateien exportieren, sodass Probleme mit falschen Formaten der Vergangenheit angehören. Dank der Mobile-Apps für Smartphones und Tablets können Sie auch unterwegs an Ihren Projekten weiterarbeiten.

Fazit: Hochwertige Office-Lösung mit komplexer Bedienung

Der erste Eindruck von Zoho Docs täuscht nicht: Look und Feel der verschiedenen Office-Anwendungen bewegen sich auf bemerkenswert professionellem Niveau, das den Vergleich zu kommerziellen Mitbewerbern nicht zu scheuen braucht. Durch die Unabhängigkeit der Browser-Anwendung, zusammen mit der optionalen Desktop-Software und dem integrierten Offline-Modus sowie der Mobile-App, erhalten Sie hier ein kostenloses All-in-One-Package für den Arbeitsalltag am Computer. Einziger nennenswerter Nachteil an Zoho Docs: Durch die vielen Optionen benötigen besonders Einsteiger unter Umständen eine gewisse Einarbeitungszeit, bevor sie die Services in all ihren Facetten nutzen können.

Hier geht es zu Zoho Docs.

2. Google Drive

(c) Google

(c) Google

Google bietet nicht nur den Marktführer in Sachen Internet-Suchmaschinen an, sondern überzeugt darüber hinaus mit zahlreichen weiteren Angeboten wie dem Videoportal YouTube und dem Kartendienst Google Maps. Dementsprechend hoch sind die Erwartungen an das in Google Drive integrierte Office-Paket und so viel können wir bereits am Anfang verraten: Auch hier macht das Unternehmen keine halben Sachen, sondern liefert ein benutzerfreundliches Komplettpaket ab.

Eines für alles

Bevor Sie Drive und die darin enthaltenen Office-Dienste nutzen können, benötigen Sie ein kostenloses Google-Konto, für das Sie sich bei sämtlichen Angeboten der Firma – zum Beispiel der Website der Suchmaschine – registrieren können. Der erste große Pluspunkt: Mit einem Google-Konto können Sie sich anschließend bei allen Services der Firma einloggen, wozu auch Mobiltelefone mit dem Google-Betriebssystem Android gehören. Sollten Sie bei einer anderen Gelegenheit bereits einen solchen Account angelegt haben, können Sie diesen umgekehrt ebenso für Drive verwenden. Ein 15 Gigabyte großer Cloud-Speicher ist in jeder Registrierung enthalten und dient unter anderem als Ablageort für die online erstellten Dokumente. Davon abgesehen können Sie ihn völlig frei verwalten, Ordner anlegen und persönliche Dateien von Ihrem Rechner und Smartphone hochladen.

Bunte Übersicht

Google Drive können Sie über drei verschiedene Kanäle verwenden: installationsfrei über Ihren Internet-Browser, als Desktop-Anwendung für Ihren Computer mit optionalem Offline-Betrieb oder mithilfe der Mobile-Apps für Smartphone und Tablet. Egal, für welche Variante Sie sich entscheiden, eines wird Ihnen sicherlich direkt ins Auge springen, nämlich der freundlich-bunte Comic-Look. Das mag zwar nicht jedermanns Sache sein, dafür unterstreicht es die allgemeine Benutzerfreundlichkeit, da die verschiedenen Elemente und Funktionen leicht voneinander unterschieden werden können. Übrigens können mehrere Nutzer simultan an ein und derselben Datei arbeiten – praktisch!

(c) Google

(c) Google

Neben den klassischen Tools zum Erstellen und Bearbeiten von Texten, Tabellen und Präsentationen finden Sie standardmäßig noch zwei weitere Werkzeuge im Drive-Portfolio: Zeichnung und Formular. Während Ersteres ideal für die schnelle Anfertigung von (Vektor-)Grafiken geeignet ist, erweist sich Letzteres als extrem nützlich, um diverse Arten von Online-Formularen, wie beispielsweise Umfragen, aufzusetzen. In wenigen Schritten legen Sie so Fragebögen mit Auswahl- oder Text-Fragen an, die dank der zahlreichen Vorlagen auch optisch einen professionellen Eindruck hinterlassen. Nachdem Sie alle Punkte ausgefüllt haben, generiert die Software einen Link, der unmittelbar zum Formular führt. Diesen können Sie dann an die Personen schicken, die an der Umfrage teilnehmen sollen – auch wenn diese gar kein eigenes Google-Konto besitzen. Die Ergebnisse werden anschließend automatisch in einer separaten Tabelle in Ihrem Drive gespeichert, sodass Sie stets den Überblick behalten.

Fazit: Schnelle Ergebnisse & Mehrnutzen

Eines der wichtigsten Argumente für Google Drive ist die Anbindung an das große Netzwerk aus anderen namhaften Online-Diensten: Mit einer einmaligen Registrierung haben Sie einen zentralen Sammelplatz für viele verschiedene Anwendungen im Internet. Dank Desktop-Software, Browser-Variante und Versionen für mobile Geräte sollten Sie zudem für die meisten Situationen perfekt gerüstet sein. Die Office-Apps zeichnen sich dabei durch ein übersichtliches Interface aus, wodurch auch Neulinge schnell zu guten Ergebnissen kommen. Fortgeschrittene werden hingegen womöglich komplexe Bearbeitungsmöglichkeiten wie etwa bei Zoho Docs vermissen. Dafür besteht bei Drive die Möglichkeit, externe Apps mit dem eigenen Arbeitsbereich zu verknüpfen – zum Beispiel Zoho Docs.

Hier geht es zu Google Drive.

3. Microsoft Office Online

(c) Microsoft

(c) Microsoft

Was die Google-Suche bei den Suchmaschinen, ist Microsoft Office bei den Büroanwendungen. Kaum eine Office-Suite ist auf der ganzen Welt so verbreitet wie das Original der Windows-Macher. Das hat freilich seinen Grund: Mit einer gelungenen Mischung aus zugänglicher Bedienung und beachtlichem Funktionsumfang liefern die Desktop-Versionen des Text-Programmes Word, der Tabellen-Kalkulation Excel und des Präsentations-Baukastens PowerPoint für viele Menschen die beste Möglichkeit, Dokumente am PC zu erstellen und zu bearbeiten. Mit Office Online bringt Microsoft diese Power nun in die Cloud, genauer gesagt in seinen Web-Speicher OneDrive – zumindest am Computer. Mobil müssen Sie leider zweigleisig fahren: Zum einen benötigen Sie die OneDrive-App als Speicherplatz, damit Sie auch vom Rechner aus Zugang zu den am Handy oder Tablet erstellten Dateien haben. Zum anderen wird die eigentliche Mobile Office-App für das Arbeiten mit Word, PowerPoint und Excel vorausgesetzt – für deren vollständige Nutzung Sie wiederum ein kostenpflichtiges Office 365 Abonnement benötigen. Ob sich das Gratis-Modell von Office Online angesichts dessen trotzdem für Sie eignet? Lesen und entscheiden Sie selbst.

Famose Präsentation

Wie bei den anderen in diesem Artikel vorgestellten Angeboten müssen Sie sich auch für die Nutzung von Microsofts Office Online zunächst registrieren. Das so erstellte Microsoft Konto lässt sich anschließend auch für andere Dienste des Unternehmens verwenden, wie zum Beispiel den E-Mail-Client Outlook.com oder auch den hauseigenen Spiele-Service Xbox Live. Ein bereits in einem anderen Zusammenhang erstelltes Konto kann wiederum ebenso auf Office Online übertragen werden.

Der Arbeitsbereich mit den verschiedenen Anwendungen macht optisch einen sehr hochwertigen, fast schon edlen Eindruck – alleine die großen Kacheln für die verfügbaren Apps sind ein echter Blickfang. Gleiches gilt für die Nutzeroberflächen von Excel, Word & Co., die die zahllosen Features angenehm aufgeräumt unterbringen. Die erhältlichen Vorlagen sind unserer Meinung nach sogar die besten im gesamten Vergleich. Ihre in Office Online erstellten Dokumente können Sie jederzeit mit anderen Nutzern teilen und parallel bearbeiten. Alles in allem stellen die Apps den im Vergleich zu Zoho und Google am besten gelungenen Kompromiss aus Benutzerfreundlichkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten dar.

Licht & Schatten

(c) Microsoft

(c) Microsoft

Sollten die reinen Browser-Anwendungen im Office-Bereich beurteilt werden – Microsoft stünde mit seinem Angebot zweifellos an der Spitze. Allerdings trüben einige Unstimmigkeiten in Bezug auf Offline- und Mobil-Nutzung das sonst so überragende Gesamtbild. In der Tat suchen Sie einen Offline-Modus bei der kostenlosen Ausgabe des Web-Office vergebens; ohne Internetverbindung lässt sich die Software schlichtweg nicht nutzen. Diese Vorzüge dürfen Sie nur genießen, wenn Sie entweder bereits eine kommerzielle Version von Microsoft Office besitzen oder wenn Sie ein Office 365 Abonnement abschließen. Letztgenanntes ermöglicht den uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Features für die Dauer des gebuchten Zeitraums. Schade, denn gerade hier können Google und Zoho mit ihren Jederzeit-und-Überall- Paketen punkten. Weitere Abzüge gibt es für die im Gratis-Modell nur sehr beschränkt funktionierenden Mobile-Apps. Neben der bereits erwähnten Notwendigkeit, für eine reibungslose Synchronisation zwei verschiedene Apps installieren zu müssen, können Sie Inhalte lediglich auf Smartphones erstellen und bearbeiten – und auch das nur mit gewissen Einschränkungen. Um vollwertig und auch auf dem Tablet arbeiten zu können, ist ebenfalls ein Office 365 Abo erforderlich.

Tipp: Wenn Sie kein Office 365 Abo besitzen, aber trotzdem auch unterwegs nicht auf Office Online verzichten möchten, verwenden Sie einfach den Web-Browser Ihres Smartphones oder Tablets. Hier können Sie sich wie gewohnt anmelden und Dokumente sowohl bearbeiten als auch erstellen. An den Bedienungskomfort der nativen Mobile-Apps reicht diese Methode wiederum nicht heran.

Fazit: (K)Eine runde Sache

Mit Office Online macht es Microsoft unentschlossenen Nutzern nicht leicht: Auf der einen Seite steht eines der besten browserbasierten Angebote im Bereich der Büroarbeit überhaupt, mit tollen Funktionen und angenehmer Handhabung. Auf der anderen Seite stehen nicht von der Hand zu weisende Nachteilein Hinsicht auf Mobil- und Offline-Nutzung – sofern Sie kein zahlender Kunde des Office 365-Modells sind. Tatsächlich lohnt sich das Gratis-Angebot oft nur dann, wenn Sie erstens ausschließlich am Computer an Ihren Dokumenten arbeiten möchten und zweitens dabei eine dauerhafte Internetverbindung besteht. Falls Sie bislang jedoch gar keine Office-Software benutzt haben, könnte sich auch eine Investition in ein Abo oder eine Kauf-Version von Microsoft Office aus dem Einzelhandel lohnen, damit Sie zumindest zuvor heruntergeladene Dateien im Offline-Betrieb bearbeiten können.

Hier geht es zu OneDrive und Office Online.

Die drei Angebote im Vergleich

Zoho Office Suite Google Drive Microsoft Office Online*
Gratis-Modell Ja Ja Ja
Anzahl an Office-Apps 20+ 5+ 4+
Vorlagen/Qualität Ja/Hoch Ja/Gut Ja/Sehr hoch
Cloud-Speicher 5GB 15GB 15GB
Desktop-App/Offline-Modus Ja/Ja Ja/Ja Nein/Nein
Mobile-App Ja Ja Ja (eingeschränkt)
Bedienung Komplex Sehr einfach Einfach
Einbindung externer Plug-Ins Nein Ja Nein

* Berücksichtigt wird lediglich die Gratis-Version von Microsoft Office Online.

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