Symbolbild Buchhaltungssoftware © Bildagentur PantherMedia pressmaster

Buchhaltungssoftware

Eine Buchführung mit einem bilanzierenden Abschluss ist das Pflichtprogramm für jedes Unternehmen, das Umsatz macht. Ebenso müssen Freiberufler sowie Selbständige ihre vorhandenen Ausgaben und Einnahmen dokumentieren. Für Laien erscheint jedoch die Buchhaltung mit ihren sehr strengen Regeln oft sehr lästig, eine Wissenschaft für sich und sehr zeitaufwendig. Deshalb ist hier ein sachkundiger Buchhalter gefragt, der auch die unterschiedlichsten gesetzlichen Anforderungen beachten kann.

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Eine entsprechende Buchhaltungssoftware kann hier den Verwaltungsaufwand wesentlich vereinfachen und bietet gerade für nicht Sachkundige vielfältige Hilfestellungen. Dabei ist in einem solchen System auch eine Plausibilitätsprüfung vorhanden, die Fehler meldet und auf widersprüchliche sowie unvollständige Angaben hinweist. Ebenso kann man mit Hilfe dieser computergestützten Buchhaltung auch rechtzeitig Versäumnisse beim Einreichen der Unterlagen beim Finanzamt vermeiden.

Die ordnungsgemäße Buchführung – das Pflichtprogramm für Handelsgesellschaften
Zur ordnungsgemäßen Buchführung gehört eine Bilanzierung in Form einer Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Dabei ist jedoch nicht jeder Unternehmer dazu verpflichtet, seine Geschäftsvorgänge in dieser Form aufzustellen. Im Steuergesetz (StG) sowie im Handelsgesetz (HGB) wird geregelt, wer einer Buchführungspflicht unterliegt.

Ein Handelsunternehmen, das im Jahr einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro und einen Gewinn von 60.000 Euro tätigt, ist zur Buchführung verpflichtet. Ebenso müssen Handelsgesellschaften , wie UG, AG oder GmbH, grundsätzlich die entsprechenden Vermögensveränderungen in GuV sowie Bilanzen darstellen.

Kleinere Gewerbetreibende,. Freiberufler oder Selbstständige, die bei Gewinn und Umsatz unter diesen aufgeführten jährlichen Grenzen liegen, können auf die doppelte Buchführung mit Bilanzierung und GuV verzichten. Diese müssen lediglich eine Einnahmen-Überschussrechnung beim Finanzamt einreichen. Hierbei werden die Einnahmen und die Ausgaben eines Jahres gegenübergestellt. Bei den Steuerunterlagen ist dies in der Anlage EÜR vorgesehen. Und das alles kann man mit einer einfachen Software lösen.

Der Mindestinhalt einer solchen Buchhaltungssoftware-Lösung

Eine gute Buchhaltungssoftware sollte mehr leisten, als nur einige Zahlen zusammenzuzählen. Sie muss in der Lage sein, den Nutzer bei unterschiedlichen Abrechnungs- und Dokumentationsprozessen zu unterstützen, die Steuererklärung mithelfen vorzubereiten und die wichtigsten Kennzahlen übersichtlich darzustellen.
Eine gute Buchhaltungssoftware beinhaltet die Bestandteile, Buchführung, Mahn- und Rechnungswesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kassenbuch, Anlagenverwaltung sowie eine Angebotserstellung.

Die Basisfunktion Buchführung und Buchung von Belegen und Rechnungen

Zu den Standard-Funktionen für einen Nutzer einer solchen Software zählt das Buchhaltungsprogramm mit der Buchung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Da an eine Buchhaltung für einen Freiberufler und bei einer Kapitalgesellschaft unterschiedliche Anforderungen vorhanden sind, sollte die Software beiden Möglichkeiten gerecht werden. Eine solche Software sollte in der Lage sein, einfache Buchungen von Ausgaben und Einnahmen bis hin zu Dialog- und Stapelbuchungen vorzunehmen und dadurch die Verwaltungsprozesse so zu unterstützen, dass aus den eingescannten Belegen die erforderlichen Angaben abgelesen werden können und die daraus entstehende Buchung automatisch auf dem richtigen Konto vorgenommen wird.

Die digitale Verwaltung der Belege

Die Software-Programme bieten hier die Möglichkeit an, Belege einzuscannen, danach zu verarbeiten und dann zu verwalten. Dabei kann der Nutzer die Belege mit entsprechenden Verwaltungsmarken (Eingangstempel etc.) versehen.

Erstellung von Abschlüssen, Bilanzierungen und Berichten

Mit Hilfe einer solchen Software sollten die gängigsten Abrechnungsformate erstellen werden können, Dazu zählen die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV); die Einnahmen- Überschussrechnung (EÜR) und die Eröffnungs- und Schlussbilanz.

Ebenso sollte mit der Software die Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER erstellt werden können und es sollte eine DATEV Schnittstelle zum Steuerberater enthalten, um dann die erforderlichen Daten auch bereits vorbereitet an den Steuerberater übermitteln zu können.

Fazit

Auf dem Markt für Buchhaltungssoftwareprogramme gibt es eine Vielzahl von Angeboten, bei denen ein Teil auch kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Wenn man jedoch hier einen umfangreichen Service haben möchte, der zumindest einen wirklich entlastet, sollte man sich zum Kauf einer professionellen und kostenpflichtigen Ausführung entscheiden, da zumindest bei einer solchen Version die Mindestanforderungen erfüllt werden, um eine ordnungsgemäße Buchhaltung auch gegenüber den Steuerbehörden zu gewährleisten. Damit die Entscheidung einem leichter fällt, die richtige Software auszusuchen, gibt es im Internet das eine oder andere Vergleichsportal.

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